Jednym z ważniejszych działań w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, a także instytucji publicznej jest prawidłowa archiwizacja dokumentacji. Jest ona bardzo istotna, ponieważ porządek w dokumentacji nie tylko przynosi wiele korzyści, lecz także pozwala uniknąć negatywnych konsekwencji. Czemu służy zatem archiwizacja dokumentów i jak ją prawidłowo przeprowadzić, zgodnie z przepisami? Dowiedz się więcej już dziś – jak prawidłowo archiwizować dokumenty.
Sprawdź również: Obsługa klienta w Warszawie – jak znaleźć pracę?
Cele archiwizacji dokumentów
Ze względu na pojawiające się coraz to nowsze uregulowania prawne, archiwizacja dokumentów to ustawowa konieczność. Ponadto jest to także bezpieczeństwo i pełna kontrola nad obiegiem dokumentów w firmie, a także cenna informacja w przypadku kontroli zewnętrznych przez instytucje państwowe. Zaletą odpowiedniego przechowywania dokumentów jest także zwiększenie wydajności pracowników, albowiem nie muszą oni tracić czasu na zbędne poszukiwanie informacji. Istotną korzyścią jest także oszczędność miejsca i estetyczny wygląd biura.
Kto zajmuje się archiwizacją dokumentów?
Archiwizacja dokumentów to proces, który może wykonywać praktycznie każdy. Jednakże zazwyczaj działaniem związanym z dokumentami zajmują się sekretarki. Jak zostać sekretarką? Nie potrzebne jest do tego żadnego dodatkowego wykształcenia. Możemy znaleźć kursy związane z tym zawodem. Jednakże nie jest to potrzebne. Wystarczy chęć do pracy oraz umiejętność korzystania z komputera. To wszystko. Pozostałe umiejętności nauczysz się już na stanowisku pracy. Zapewne zostaniesz przeszkolona przez osobę również będącą sekretarką. Drugim sposobem jest szkolenie zewnętrzne, które jest opłacane przez szefa. Zadaniem sekretarki jest między innymi archiwizować dokumenty.
Sprawdź także: Jak liczyć lata pracy i jakie dają możliwości.
Jak prawidłowo przechowywać dokumenty?
Proces uporządkowania i archiwizacji dokumentów można podzielić na kilka kroków.
Krok pierwszy to zakwalifikowanie dokumentów do odpowiedniej kategorii. Obecnie dzielą się one na dwie podstawowe kategorie: archiwalia i dokumenty niearchiwalne. Materiały archiwalne, czyli kategoria A to dokumenty, które powstają w jednostkach organizacyjnych wytypowanych przez archiwum państwowe. Dokumenty te przechowywane są wieczyście. Należą do nich m.in. księgi stanu cywilnego, akta sądowe, oryginały map i planów.
Natomiast dokumentacja niearchiwalna, czyli kategoria B po upływie określonego przepisami terminu ulega zniszczeniu. Do kategorii tej należą m.in. świadectwa szkolne, czy dokumentacja pracownicza.
Po uporządkowaniu dokumentacji, należy umieścić je w odpowiednich miejscach, by nie uległy zniszczeniu. Mogą to być np. segregatory lub pudła. Ważne, by miejsca te były odpowiednio oznaczone. Materiały, które ulegają szybkiemu blaknięciu, np. paragony fiskalne, warto wcześniej zeskanować.
Następny krok to sporządzenie ewidencji oraz brakowanie akt. Przed przekazaniem dokumentacji do zniszczenia należy sporządzić spis akt. Najczęściej stosowane są do tej czynności systemy komputerowe. Proces brakowania to wytypowanie do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, czyli kategorii B po upływie okresu jej przechowywania. Przeprowadzenie brakowania powinno odbywać się zgodnie z procedurami, narzuconymi przez przepisy prawne.
A zatem, proces archiwizowania dokumentacji w każdym przedsiębiorstwie jest niezwykle istotny, albowiem zdecydowanie usprawnia działanie podmiotu i zapobiega przykrym konsekwencjom związanym z zagubienie dokumentów.
Jak zarchiwizować dokumenty – przydatne gadżety
Czasem zdarza się tak, że poza archiwizacją dokumentów, są także pliki, które należy zniszczyć. W tym celu często w biurach wykorzystywane są specjalne niszczarki. Tną one papier na paski, dzięki czemu nikt nie będzie w stanie odczytać dokumentów, które zostały zniszczone. Sprzęt ten jest bardzo pomocny w biurach, gdzie występuje dużo papierowej dokumentacji.
Kolejnym bardzo przydatnym gadżetem mogą być kartony. Kartonowe pudełka mogą pomóc w organizacji dokumentów zarchiwizowanych, jak i tych, które muszą pozostać. Jednakże nie są to takie zwykłe pudełka. Oczywiście, można użyć najzwyklejszych kartonów, jednakże nie będzie to aż tak przejrzyste. Są one również bardzo poręczne, dzięki specjalnie zaprojektowanym uchwytom. Każdy z nich ma takie same wymiary, możemy również je podpisać, co z pewnością ułatwi ewentualne poszukiwania dokumentów.
Dodatkowym sprzętem, który z pewnością pomoże uporać się z dużą ilością dokumentów są klipsy archiwizacyjne. Dzięki nim możemy spiąć razem wszystkie dokumenty, które są ze sobą powiązane.
W internecie znaleźć możemy wiele ciekawych gadżetów, które mogą ułatwić nam pracę. Nawet takie działanie jak archiwizacja dokumentów biurowych może być przyjemniejsza i prostsza, jeśli użyjemy dodatkowych produktów.
Jeżeli firma nie potrafi poradzić sobie z natłokiem dokumentów do archiwizacji, może skorzystać z usług tego typu. W większych miastach znajdziemy specjalnie biznesy, które zajmują się pomocą jak i przechowywaniem dokumentów, które nie są nam aktualnie potrzebne. Niestety taka usługa często kosztuje duże pieniądze. Jednakże pomimo kosztów dużą zaletą tego rozwiązania jest to, że nasze dokumenty będą bezpieczne. Teraz już wiesz, jak w prosty sposób archiwizować dokumenty.
