twojprogrampit.pl

Biznes IT Marketing Finanse

Jak prawidłowo archiwizować dokumenty?
Lifestyle

Jak prawidłowo archiwizować dokumenty?

Jednym z ważniejszych działań w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, a także instytucji publicznej jest prawidłowa archiwizacja dokumentacji. Jest ona bardzo istotna, ponieważ porządek w dokumentacji nie tylko przynosi wiele korzyści, lecz także pozwala uniknąć negatywnych konsekwencji. Czemu służy zatem archiwizacja dokumentów i jak ją prawidłowo przeprowadzić, zgodnie z przepisami?

Cele archiwizacji dokumentów

Ze względu na pojawiające się coraz to nowsze uregulowania prawne, archiwizacja dokumentów to ustawowa konieczność. Ponadto jest to także bezpieczeństwo i pełna kontrola nad obiegiem dokumentów w firmie, a także cenna informacja w przypadku kontroli zewnętrznych przez instytucje państwowe. Zaletą odpowiedniego przechowywania dokumentów jest także zwiększenie wydajności pracowników, albowiem nie muszą oni tracić czasu na zbędne poszukiwanie informacji. Istotną korzyścią jest także oszczędność miejsca i estetyczny wygląd biura.

Jak prawidłowo przechowywać dokumenty?

Proces uporządkowania i archiwizacji dokumentów można podzielić na kilka kroków.

Krok pierwszy to zakwalifikowanie dokumentów do odpowiedniej kategorii. Obecnie dzielą się one na dwie podstawowe kategorie: archiwalia i dokumenty niearchiwalne. Materiały archiwalne, czyli kategoria A to dokumenty, które powstają w jednostkach organizacyjnych wytypowanych przez archiwum państwowe. Dokumenty te przechowywane są wieczyście. Należą do nich m.in. księgi stanu cywilnego, akta sądowe, oryginały map i planów.
Natomiast dokumentacja niearchiwalna, czyli kategoria B po upływie określonego przepisami terminu ulega zniszczeniu. Do kategorii tej należą m.in. świadectwa szkolne, czy dokumentacja pracownicza.
Po uporządkowaniu dokumentacji, należy umieścić je w odpowiednich miejscach, by nie uległy zniszczeniu. Mogą to być np. segregatory lub pudła. Ważne, by miejsca te były odpowiednio oznaczone. Materiały, które ulegają szybkiemu blaknięciu, np. paragony fiskalne, warto wcześniej zeskanować.

Następny krok to sporządzenie ewidencji oraz brakowanie akt. Przed przekazaniem dokumentacji do zniszczenia należy sporządzić spis akt. Najczęściej stosowane są do tej czynności systemy komputerowe. Proces brakowania to wytypowanie do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, czyli kategorii B po upływie okresu jej przechowywania. Przeprowadzenie brakowania powinno odbywać się zgodnie z procedurami, narzuconymi przez przepisy prawne.

A zatem, proces archiwizowania dokumentacji w każdym przedsiębiorstwie jest niezwykle istotny, albowiem zdecydowanie usprawnia działanie podmiotu i zapobiega przykrym konsekwencjom związanym z zagubienie dokumentów.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *