Księgowość online zyskuje na popularności. Nic w tym dziwnego. W dobie powszechnej digitalizacji przeniesienie księgowości do sieci staje się naturalnym rozwiązaniem.
Co to jest księgowość online?
Księgowość online, nazywana niekiedy także księgowością internetową, to księgowość, która wykorzystuje zasoby informatyczne. Polega ona na wykorzystaniu specjalnie dedykowanego programu lub platformy internetowej, które umożliwiają rozliczenie prowadzonej działalności. Warto jednak zaznaczyć, że nie sprowadza się ona wyłącznie do wprowadzania danych z faktury i innych dokumentów przez księgową do wybranego programu, ale umożliwia szybki i efektywny obieg dokumentów pomiędzy przedsiębiorcą a księgową lub biurem rachunkowym.
Czym różni się księgowość online od tradycyjnej księgowości?
Zasadnicza różnica pomiędzy prowadzeniem księgowości w sposób tradycyjny, a księgowością online sprowadza się do tego w jaki sposób dokonywane są comiesięczne wyliczenia, a także jak archiwizowane są dokumenty. Różnica polega także na sposobie przekazywania dokumentów do księgowej, co w przypadku księgowości online odbywa się drogą elektroniczną.
Dzięki powszechnej dostępności programów do prowadzenia księgowość online przedsiębiorca może prowadzić ją samodzielnie. W takim wypadku do jego obowiązków należy wprowadzanie do programów stosownych dokumentów i odpowiednie ich ewidencjonowanie. Dedykowane programy stają się dla niego ułatwieniem w prowadzeniu obliczeń i archiwizowaniu dokumentów.
Księgowość online coraz częściej prowadzona jest jednak także przez biura rachunkowe. W takim wypadku mamy do czynienia z outsourcingiem księgowości, ale prowadzonym na odległość. Księgowa zajmuje się zatem wprowadzaniem i odpowiednim zewidencjonowaniem dokumentów, a także wyliczeniem kosztów działalności, przychodów, dochodów lub ewentualnych strat, czy różnicy podatku VAT, jeśli przedsiębiorca go odprowadza. To po stronie księgowej i biura rachunkowego leży zatem odpowiedzialność za prawidłowość dokonanych wyliczeń.
Księgowość online – korzyści
Prowadzenie księgowości online niesie ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim jest to oszczędność czasu. Przekazanie dokumentów do biura rachunkowego odbywa się, podobnie jak ich rozliczenie, za pośrednictwem programu lub dedykowanej platformy. Przedsiębiorca nie musi zatem tracić czasu na przejazd do księgowej. Dodatkową korzyścią jest oszczędność pieniędzy – brak konieczności drukowania dokumentów, zakupu drukarki, czy papieru. Znacznie łatwiejsze staje się również archiwizowanie dokumentacji księgowej.
Decydując się na księgowość online prowadzoną przez zewnętrzną księgową lub biuro rachunkowe, przedsiębiorca zwiększa także liczbę potencjalnych oferentów. W przypadku księgowości online nic nie stoi bowiem na przeszkodzie, aby prowadziły ją biura rachunkowe z innego miasta, niż to w którym siedzibę ma przedsiębiorca. Na takich zasadach działa m.in. biuro rachunkowe 5 plus consulting z Bielska-Białej (5-plus.com.pl), które obsługuje klientów z całej Polski.
Warto dodać, że dzięki księgowości online przedsiębiorca zyskuje także stały dostęp do wszelkich obliczeń dokonywanych przez księgową. Niektóre biura rachunkowe udostępniają ponadto raporty, które dają możliwość kontrolowania kosztów, dochodu, strat i przychodów z działalności.
